Hususi ve Hizmet Pasaportu Alabilmek İçin Hususi ve Hizmet Pasaport Formlarını Düzenleme Usul ve Esasları

T.C.

SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Personel Daire Başkanlığı

 

Sayı     : 97620747-912.03-6393/9405                                                                                     13-05-2016

Konu   : “Hususi ve Hizmet Pasaportu Alabilmek İçin

    Hususi ve Hizmet Pasaport Formlarını

    Düzenleme Usul ve Esasları”

 

KURUM İÇİ GENELGE

 

            5682 Sayılı Pasaport Kanunu Uyarınca Hususi ve Hizmet damgalı pasaport alabilmek için gerekli hükümler adı geçen Kanunun 14 üncü maddesinin A, B ve C bendlerinde düzenlenmiş olup aşağıda gösterildiği gibidir.

            Madde 14

A) (Değişik: 28/5/1988 - 3463/2 md.) Hususi damgalı pasaportlar;

(Değişik birinci fıkra: 22/8/1989 - KHK - 378/1 md.) Türkiye Büyük Millet Meclisi eski üyeleri, eski bakanlar ile birinci, ikinci ve üçüncü derece kadrolarda bulunan veya bu kadrolar karşılık gösterilmek veya T.C. Emekli Sandığı ile ilgilendirilip emekli kesenekleri bu derecelerden kesilmek suretiyle sözleşmeli olarak çalıştırılan Devlet memurları ve diğer kamu görevlileri ile birinci derece kadro ile emekliliğe hak kazanmış olan belediye başkanlarına; diplomatik pasaport verilmesini gerektiren vazifelerden başka herhangi bir resmi vazife ile veya kendi hesaplarına yabancı ülkelere gittikleri zaman verilir.

Hususi damgalı pasaport alabilecek durumda bulunanların eşlerine de aynı nevi pasaport verilir. Hususi damgalı pasaport almaya hakkı bulunduğu sırada vefat edenlerin dul eşlerine başkası ile evlenmemiş ise ayrı neviden pasaport verilmesi mümkündür. (Değişik son paragraf: 23/7/2010-6009/58 md.) Hususi damgalı pasaport alabilecek durumda bulunanların ergin olmayan veya ergin olsalar dahi yanlarında yaşayıp evli bulunmayan ve iş sahibi olmayan öğrenimi devam eden çocuklarına 25 yaşının ikmaline kadar, yine ergin olsalar dahi yanlarında yaşayıp evli bulunmayan ve iş sahibi olmayan, aynı zamanda bedensel, zihinsel veya ruhsal engellerinden en az biri nedeniyle sürekli bakıma muhtaç durumda olduğu resmi sağlık kurumlarının düzenlediği sağlık kurulu raporu ile belgelenen çocuklarına da hususi damgalı pasaport verilir.

B) (Değişik: 25/2/1981 - 2418/2 md.) Hizmet Damgalı Pasaportlar:

 Bu Kanun gereğince kendilerine diplomatik veya hususi damgalı pasaport verilmesi mümkün olmayan kimselere, Hükümetçe, hususi idarelerce veya belediyelerce resmi vazife ile dış memleketlere gönderildiklerinde veya dış memleketlerde vazifeye alındıklarında verilir. Türkiye Cumhuriyetinin üyesi bulunduğu milletlerarası kuruluşlarda memur statüsünde çalışanlar ile Türk Hava Kurumu ve Türkiye Kızılay Cemiyetince görevlendirilenlere de aynı nevi pasaport verilir. (Değişik son paragraf: 23/7/2010-6009/58 md.) Hizmet damgalı pasaport alanların eşlerine, ergin olmayan veya ergin olsalar dahi yanlarında yaşayıp evli bulunmayan ve iş sahibi olmayan öğrenimi devam eden çocuklarına 25 yaşının ikmaline kadar, yine ergin olsalar dahi yanlarında yaşayıp evli bulunmayan ve iş sahibi olmayan aynı zamanda bedensel, zihinsel veya ruhsal engellerinden en az biri nedeniyle sürekli bakıma

1/4

T.C.

SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Personel Daire Başkanlığı

 muhtaç durumda olduğu resmi sağlık kurumlarının düzenlediği sağlık kurulu raporu ile belgelenen çocuklarına da hak sahibi kişinin pasaportu ile aynı süre geçerli hizmet damgalı pasaport verilir. (1)

C) (Değişik: 19/6/1984 - KHK - 240; Değiştirilerek kabul: 7/11/1984 - 3073/4 md.) Hususi ve Hizmet Damgalı Pasaportlar:

Talep edenin mensup bulunduğu makamın yetkili amirinin başvurusu üzerine İçişleri Bakanlığınca verilir, Bu nev'i pasaportlar aynı şart dahilinde İçişleri Bakanlığının muvafakatı ve Dışişleri Bakanlığının vereceği talimat üzerine, Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik ve elçiliklerince de verilebilir. Yukarıdaki "A" ve "B" bendlerinde yazılı eşlere ve çocuklara hususi veya hizmet damgalı pasaport verilmesi veya çocukların refakat hanesine kaydı için de aynı yazılı başvuruya lüzum vardır. Emeklilik veya çekilme sebepleri ile vazifelerinden ayrılmış olanların hususi damgalı pasaport alabilmeleri için durumlarını gösteren belgelerle, doğrudan İçişleri Bakanlığına müracaat etmeleri lazımdır. (Değişik: 28/5/1988 - 3463/2 md.) (Değişik birinci cümle: 23/7/2010-6009/58 md.) Hususi damgalı pasaportlar altı aydan az olmamak kaydıyla İçişleri Bakanlığınca belirlenecek sürelerde; hizmet damgalı pasaportlar altı aydan az olmamak kaydıyla pasaport sahibinin görevinin müddetine göre İçişleri Bakanlığınca tespit edilecek süre için geçerli olmak üzere tanzim edilir.Bu pasaportlardan süresi bitenlerin, bu bendin birinci fıkrasında yazılı başvuru, İçişleri Bakanlığının muvafakatı ve Dışişleri Bakanlığının vereceği talimat üzerine Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik ve elçiliklerince de aynı müddetler için beşer defa uzatılması mümkündür. Bu pasaportların sahiplerinin ve varsa refakat hanesine kayıtlı bulunanların birer fotoğraflarının pasaportlarına yapıştırılması lazımdır.

            Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri uyarınca “Hususi ve Hizmet Pasaportu Alabilmek İçin Hususi ve Hizmet Pasaport Formlarını Düzenleme Usul ve Esasları” düzenlenmiştir. Üniversitemiz akademik, idari personel, öğrenci ve resmi vazife ile yurtdışına gönderilecek kişilerin talep etmeleri halinde hususi veya hizmet pasaport formlarının düzenlenmesinde işbu Genelge çerçevesinde düzenlenen usul ve esaslar dikkate alınır.

HUSUSİ VE HİZMET PASAPORTU ALABİLMEK İÇİN HUSUSİ VE HİZMET PASAPORT FORMLARINI DÜZENLEME USUL VE ESASLARI

            Personel Daire Başkanlığı / Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı web sitesinde bulunan doküman arşivinden Hizmet ya da Hususi Pasaport Formları güncel şekli temin edilir. Pasaport alacak kişi hangi tür pasaport alacak ise gerekli formu doldurarak ve formda bilgileri bulunan kişilerin nüfus cüzdan fotokopilerini ekleyerek bir dilekçe ile birimine müracaat eder. Birim sorumlusu formdaki bilgilerin doğruluğunu kontrol etmekle yükümlüdür. Her iki formunda ön yüzünde ve sağ alt köşede bulunan bilgilerin doğru olduğuna dair yetkili amirin (Dekan, Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Sekreteri, Koordinatör, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Enstitü Müdürü, Daire Başkanı …..) imzalaması gerekmektedir. Formların sağ üst köşesinde bulunan yetkili amir imza bölümü boş bırakılacaktır. Bu kısım Personel Daire Başkanlığı / Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında, emniyette imza sirküsü bulunun yetkili amirler tarafından imzalanacaktır. Birimler tarafından formlara hiçbir şekilde mühür basılmaz.

            Formların doğrulunu kontrol ederken şu hususlara dikkat edilecektir.

1-      Form bilgisayar ortamında ön ve arka kısım tek sayfada olacak şekilde doldurulmuş olmalıdır.

2-      Pasaport hangi ilden alınacak ise o ilin adı yazılmış olması gerekir.

3-      Pasaport alacak kişilerin kimlik bilgilerine göre dolacak bölümlerde kimliklerindeki bilgiler, kısaltma, noktalama veya ekleme yapmadan aynı şekilde yazılması gerekir.

2/4

T.C.

SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Personel Daire Başkanlığı

4-       Fotoğraflar yapıştırılmış olmalı hiçbir şekilde zımbalama veya iğneleme yapılmamalıdır. (Emniyete verilecek olan biyometrik fotoğraflardan yapıştırılabilir veya arka zemin rengi beyaz ve emniyete verilecek fotoğrafla aynı olacak şekilde vesikalık fotoğrafta yapıştırılabilir.)

5-      Kurum Sicil No, Görev Unvanı bölümleri kontrol edilmeli doğru yazıldığı tespit edilmelidir.

6-      Personelin öğrenim durumu ile ilgili bölüme kişinin en son mezun olduğu diploma derecesi (…..lise, ön lisans, lisans, yüksek lisans, doktora ), öğrencinin ise halen öğrenim görmekte olduğu derece yazılmalıdır.

7-      Hususi pasaport formu için kadro derecesi bölümüne personel akademik ise 2547 sayılı Kanun, idari ise 657 sayılı Kanun yazılmalıdır. Bu nevi pasaport alacak kişilerin mutlak surette 1 inci, 2 nci ve 3 üncü kadro derecede olması gerektiği unutulmamalıdır.

8-      Hizmet damgalı pasaport formlarında kişinin kamu personeli olup olmadığı bilgisayar ortamında işaretlenir, kadro derecesi rakam ve yazı ile formda belirtilen yere yazılır.

9-      Hizmet damgalı pasaportlar hususi pasaport almaya hak kazanmamış ancak resmi bir görevle yurtdışına gidenlere verildiğinden, yurtdışına resmi görevle gidecek kişinin görevlendirme olurunda belirtilen gidiş dönüş tarihleri gün, ay, yıl olarak ve gideceği ülke ismi yazılır. Görevlendirme olurundan bir nüsha aslı gibidir yapılarak görevli olarak yurtdışına gidecek olan kişiye verilir.

10-  Formun ön yüzünde sol alt kısımda pasaport alacak kişinin imzası bulunmalıdır.

11-  Formun arka yüzünde, eğer çocuklar için pasaport alınacaksa ve çocukların için belirlenen yaş şartlarının Kanuna uygunluğu ve talep sahibinin imzasının olup olmadığı kontrol edilir.

12-  Personel / öğrencinin iletişim bilgilerinin tam olarak yazılıp yazılmadığı kontrol edilir.

13-  Formların arka sayfasında bulanan Gerekli Olan Belgeler ve Diğer Hususlar bölümü çıkartılamaz, silinemez veya form üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz.

Yukarıda belirtilen hususlara dikkat edilerek kontrol edilen talep sahibinin dilekçesi ekinde verilen hususi veya hizmet pasaport formları, dilekçe ile birlikte Biriminizin üst yazısı ile onaylanmak üzere Rektörlüğümüze gönderilir. Hizmet pasaport formlarında ek olarak görevlendirme oluru eklenir.

Rektörlük Personel Daire Başkanlığı / Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında onaylanan formlar kayıt işleminden sonra talep sahiplerine veya yakınlarına imza karşılığında teslim edilir.

Diğer Hususlar

1-      Hususi ve hizmet damgalı pasaport hak sahibinin kadro derecesinin değişmesi, başka bir kuruma geçmesi veya eşinden boşanması durumunda, ilgili birim tarafından derhal pasaport aldıkları İl Emniyet Müdürlüğüne bildirilir.

2-      Bu formlar hükümlü ve tutuklular için düzenlenmez. (eş ve çocuklar dahil)

3-      Bu formlar Devlet memurluğu ve meslekten çıkartılmış olanlar ile çeşitli nedenlerle görevinden uzaklaştırılmış olanlar için düzenlenmez.

4-      Hizmet damgalı pasaportun süresi olsa dahi, daha sonra farklı bir göreve gidişte hizmet damgalı pasaport formu yeniden düzenlenerek sisteme kaydedilmek üzere ilgili Emniyet Müdürlüklerine talep sahipleri tarafından verilir. Form getirilmeden çıkış yapılırsa, illegal çıkıştan şahıs ve pasaportu kullandıran kurum sorumlu olacaktır.

5-      Adlarına görev süresinden daha uzun süreli hizmet damgalı pasaport düzenlenen görevli, eş ve çocuklarının görevle ilgili seyahatini tamamlamasını takiben, geçerliliği devam eden hizmet damgalı pasaportlar birimlerinde muhafaza edilecektir. Hizmet damgalı pasaportun özel seyahatlerde kullanılması halinde şahıs ve pasaportu kullandıran kurum sorumlu olacaktır.

3/4

T.C.

SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Personel Daire Başkanlığı

6-                 Birimler tarafından muhafaza altına alınan süresi biten pasaportlar, pasaport müracaatında bulunulan İl Emniyet Müdürlüğüne Birimler tarafından gönderilmesi gerekmektedir.

 “Hususi ve Hizmet Pasaportu Alabilmek İçin Hususi ve Hizmet Pasaport Formlarını Düzenleme Usul ve Esasları”nın uygulanması tüm Birimlerin katılım ve katkılarıyla yürütülecektir.

Konu ile ilgili, yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde tüm Birimlerin gerekli hassasiyeti göstermeleri hususunda gereğini önemle rica ederim.

 

 

                                                                                                                           Prof. Dr. Sedat AKTAN

                                                                                                                                     Rektör a.

                                                                                                                               Rektör Yardımcısı

 

DAĞITIM

Tüm Birimlere

ELEKTRONİK ORTAMDA GÖNDERİLEN EVRAK

 

12/05/2016 Bilgisayar İşletmeni                     : Bahriye YILDIZ

12/05/2016 Şef                                                  : Hatice YAMAN

12/05/2016 Şube Müdürü                               : Nurcan HATAPCIOĞLU

12/05/2016 Daire Başkanı                              : Ferhat DALDAL

…/05/2016 Genel Sekreter V.                        : Yrd. Doç. Dr. Vahdettin AYDIN

 

Koordinasyon Per.Dai.Başk. Şube Müdürü    : Hüseyin ÖZKAN

Koordinasyon Öğrenci İşleri Daire Başkanı   : Ahmet Hayrettin TUNCAY

 

4/4